Een succesvolle import uit China begint ruim vóórdat de goederen worden opgehaald. Onduidelijke afspraken, onvolledige documenten of verkeerde productinformatie kunnen onderweg vertraging en extra kosten veroorzaken.
Met een goede voorbereiding verklein je die risico’s en kun je de juiste transportoplossing selecteren.
Maak duidelijke afspraken met de leverancier
Leg eerst vast wat je precies koopt, welke aantallen worden geleverd en wanneer de goederen gereed zijn. Spreek ook af wie verantwoordelijk is voor de verpakking, exportdocumenten, het lokale transport in China en de internationale verzending.
De gekozen Incoterm, bijvoorbeeld EXW, FOB of DDP, moet duidelijk op de offerte en commerciële factuur staan. Controleer daarnaast wie juridisch als importeur optreedt en wie invoerrechten en invoer-btw betaalt.
Controleer het product en de leverancier
Controleer vóór productie of verzending of het product overeenkomt met de afgesproken specificaties. Denk aan materiaal, afmetingen, aantallen, verpakking, etiketten en eventuele keurmerken.
Voor bepaalde productgroepen gelden aanvullende Europese eisen. Een CE-markering is alleen relevant wanneer deze wettelijk voor het product vereist is. Voor onder andere voedingsmiddelen, cosmetica, medische producten en elektrische apparatuur kunnen andere documenten, certificaten of controles nodig zijn.
Bij twijfel is het verstandig de eisen te controleren voordat de goederen worden geproduceerd of verzonden.
Bepaal de goederencode
De HS-code of goederencode wordt gebruikt voor de douaneaangifte. Deze code heeft invloed op de invoerrechten, mogelijke product beperkingen en de documenten die bij invoer nodig zijn.
Gebruik niet automatisch de code van de leverancier. De Europese importeur blijft verantwoordelijk voor een correcte indeling van het product. Bij twijfel kan een douanevertegenwoordiger helpen bij de controle.
Verzamel de juiste zendingsgegevens
Een betrouwbare transportofferte vereist meer dan alleen het totale gewicht. Verzamel minimaal:
• Het aantal dozen, pallets of kratten
• De afmetingen per verpakkingseenheid
• Het bruto- en nettogewicht
• De omschrijving en waarde van de goederen
• Het ophaaladres en de eindbestemming
• De datum waarop de goederen gereed zijn
• Eventuele stapel-, temperatuur- of veiligheidsvereisten
Onjuiste afmetingen of gewichten kunnen leiden tot een aangepast tarief, vertraging of een andere transportmethode.
Controleer verpakking en markering
De verpakking moet geschikt zijn voor de gekozen route en het aantal overslagmomenten. Zeevracht vraagt bijvoorbeeld bescherming tegen vocht en langdurige opslag. Bij luchtvracht zijn gewicht en volume extra belangrijk.
Controleer ook of dozen en pallets correct zijn gemarkeerd met referentienummers, aantallen en bestemmingsgegevens. Houten verpakkingen moeten waar van toepassing voldoen aan de geldende ISPM 15-eisen.
Plan inspectie en consolidatie
Wanneer meerdere leveranciers goederen leveren, kan consolidatie interessant zijn. De goederen worden dan verzameld en gecombineerd voordat ze internationaal worden verzonden.
Een inspectie vóór vertrek kan helpen om aantallen, verpakking en zichtbare product afwijkingen te controleren. Een inspectie vervangt geen volledige kwaliteitsgarantie, maar kan kostbare verrassingen na aankomst beperken.
Vergelijk de totale logistieke kosten
Kijk niet alleen naar het internationale vrachttarief. Houd ook rekening met:
• Ophalen bij de leverancier
• Exportformaliteiten in China
• Overslag- en terminalkosten
• Internationale vracht
• Douaneafhandeling
• Invoerrechten en invoer-btw
• Opslag, inspectie en aflevering
• Eventuele toeslagen of wachttijd
De goedkoopste hoofdvracht kan uiteindelijk duurder worden wanneer andere kosten niet vooraf zijn meegenomen.
Controleer de documenten vóór vertrek
De belangrijkste handelsdocumenten zijn doorgaans de commerciële factuur en de paklijst. Afhankelijk van het product, de route en het land van invoer kunnen aanvullende certificaten, vergunningen of oorsprongsdocumenten nodig zijn.
Controleer vóór vertrek of namen, adressen, aantallen, waarden, goederenomschrijvingen, Incoterm en HS-codes op elkaar aansluiten. Correcties na vertrek zijn vaak moeilijker en kunnen extra kosten veroorzaken.
Cargo Nexus helpt bij de voorbereiding
Cargo Nexus ondersteunt bij het verzamelen van zendingsgegevens, het vergelijken van routes en het coördineren van leveranciers, vervoerders en douanepartners.
Wil je een importzending uit China voorbereiden? Neem vóór het boeken contact met ons op. Dan controleren we samen welke informatie nodig is en welke transportvorm bij de zending past.